Modernisasi Tata Kelola Arsip Surat Perpustakaan Perguruan Tinggi Berbasis Next.js dan SQLite

Abstract

Pengelolaan arsip surat pada UPT Perpustakaan Universitas “X” sebelumnya masih dilakukan secara konvensional, sehingga menimbulkan kendala dalam kecepatan pencarian dokumen, risiko kerusakan fisik, dan efisiensi birokrasi internal. Penelitian ini bertujuan untuk melakukan modernisasi tata kelola kearsipan melalui rancang bangun aplikasi manajemen surat elektronik bernama ArchiveX berbasis website. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Waterfall, meliputi tahap analisis kebutuhan, perancangan, implementasi, dan pengujian. Arsitektur sistem dibangun menggunakan framework modern Next.js untuk menjamin performa antarmuka yang cepat serta menggunakan SQLite sebagai basis data terstruktur yang ringan namun tangguh. Pemodelan sistem divalidasi menggunakan Unified Modeling Language (UML). Hasil pengujian sistem melalui metode Black Box menunjukkan bahwa aplikasi ArchiveX berfungsi 100% sesuai skenario fungsional, mampu memangkas waktu pencarian arsip, serta meningkatkan efisiensi dan validitas pengelolaan surat masuk maupun surat keluar secara terorganisir