Implementasi Sistem Absensi Digital Mandiri untuk Meningkatkan Efisiensi Rekapitulasi Kehadiran Peserta Diklat

Abstrak

Transformasi digital mendorong organisasi untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan administrasi, termasuk pada penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan (diklat). Proses rekapitulasi kehadiran peserta diklat masih dilakukan secara manual menggunakan lembar absensi dan Microsoft Excel, sehingga memerlukan waktu yang relatif lama, berpotensi menimbulkan kesalahan input, meningkatkan beban administratif, serta belum menyediakan informasi kehadiran secara real-time. Penelitian ini bertujuan mengimplementasikan sistem absensi mandiri berbasis digital sebagai alternatif untuk mengoptimalkan proses rekapitulasi kehadiran peserta diklat. Penelitian menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif melalui kegiatan magang dengan metode observasi, wawancara informal, dokumentasi, identifikasi permasalahan, analisis kebutuhan organisasi, serta perancangan intervensi berbasis Technology Acceptance Model (TAM) dan teori perubahan organisasi Kurt Lewin. Hasil analisis menunjukkan bahwa mekanisme administrasi kehadiran masih didominasi proses manual yang menyebabkan pekerjaan berulang dan kurang efisien. Intervensi berupa sistem absensi mandiri berbasis digital dirancang agar peserta dapat melakukan presensi secara mandiri, sementara data kehadiran direkap secara otomatis dan dapat dipantau secara real-time oleh penyelenggara diklat. Implementasi sistem ini berpotensi meningkatkan efisiensi waktu, mengurangi risiko kesalahan pencatatan, memperkuat akurasi dan akuntabilitas data, serta mendukung transformasi digital dalam pengelolaan administrasi diklat. Temuan ini menunjukkan bahwa digitalisasi sistem absensi dapat menjadi strategi efektif dalam meningkatkan kualitas administrasi dan mendukung pengembangan sumber daya manusia di lingkungan kerja.