Pemodelan Sistem Manajemen Arsip Berbasis Workflow Untuk Mendukung Tata Kelola Dokumen

Abstrak

Pengelolaan arsip pada Badan Pendapatan Daerah Provinsi Sumatera Utara masih menghadapi berbagai kendala, seperti proses pencatatan dokumen yang belum terintegrasi, alur pengelolaan arsip yang masih dilakukan secara manual, pencarian dokumen yang kurang efisien, serta potensi kehilangan atau kerusakan arsip. Permasalahan tersebut menunjukkan perlunya suatu sistem manajemen arsip yang mampu meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen dan mendukung tata kelola arsip secara terstruktur. Penelitian ini bertujuan menghasilkan model sistem manajemen arsip berbasis workflow sebagai acuan pengembangan sistem manajemen arsip digital. Data penelitian dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan studi dokumentasi terhadap proses pengelolaan arsip. Penelitian menggunakan metode pengembangan Prototyping, yang meliputi analisis kebutuhan, pemodelan proses bisnis menggunakan Business Process Model and Notation (BPMN), pemodelan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML), perancangan basis data menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD), serta pengembangan prototype antarmuka menggunakan Figma. Hasil penelitian menghasilkan model sistem, rancangan basis data, dan prototype antarmuka yang telah divalidasi berdasarkan kesesuaian dengan proses bisnis dan kebutuhan pengguna. Hasil validasi menunjukkan bahwa seluruh kebutuhan fungsional telah terakomodasi dalam model yang diusulkan sehingga mampu merepresentasikan proses pengelolaan arsip secara sistematis dan layak dijadikan acuan dalam pengembangan sistem manajemen arsip digital.